プロジェクトマネジメントとは？必要なスキルや手法など基礎をわかりやすく解説！

DX推進をしたいけれど、新規デジタルプロジェクトの立ち上げやターゲットユーザー獲得に悩んでいませんか？もしかしたらその原因は、「プロジェクトマネジメントの知識不足」かもしれません。この記事ではプロジェクトマネジメントの基本から実践的な手法までをデザインワン・ジャパン DX事業本部でシステム・アプリ開発に携わる泉川学がわかりやすく解説していきます。プロジェクトの成功率を高め、チーム全体の生産性を向上させるヒントを得て、新しいデジタル施策の実現に向けての一歩を踏み出しましょう。

プロジェクトマネジメントの基本を理解しよう

そもそも、プロジェクトマネジメントとはどのように定義されるのでしょうか？

IT分野に携わる方にとっては聞きなれている言葉ですが、昨今では様々な分野の職種においても使われる言葉になりました。

プロジェクトマネジメントの基本や定義、考え方をご紹介します。

プロジェクトマネジメントとは？

プロジェクトマネジメントは、特定の目標を達成するためにプロジェクトを計画・実行・管理する方法です。
企業の新規事業立ち上げやシステム開発など、様々な場面で活用されています。

プロジェクトマネジメントを行う人材はプロジェクトマネージャーと呼ばれます。

頭文字をとって、PMと呼ばれることもあります。

プロジェクトマネージャー（PM）は、チーム編成やリーダーシップ、予算管理、進行管理などを担当し、目標達成に向けてプロジェクト全体を監督する役割を担います。そのため、プロジェクトマネージャーはそのプロジェクトの背景や基本設計、かかわる人員など幅広い情報を把握することが重要です。

DX時代にプロジェクトマネジメントが必要なわけ

様々なことが自動化・半自動化されつつあるDXの時代において、業務全体を俯瞰してみることができるプロジェクトマネジメントの重要性が増しています。以下にその理由をいくつか挙げてみました。

急速な技術革新への対応：新しい技術やツールが次々と登場するので、効率的にプロジェクトを進める必要があるため。
複雑化する業務プロセス：デジタル化に伴い、業務プロセスが複雑化しており、その複雑さを整理し、効率的にプロジェクトを進めるため。
競争力の維持・向上：DXを成功させるには、限られた時間とリソースを最大限に活用する必要があるため。

高いプロジェクトマネジメントスキルは、DX推進や新規デジタルプロジェクトの成功に直結します。このスキルには、ITリテラシーも必要ですが、それ以上に現状の把握能力やゴールを設定する能力など、そもそものプロジェクト全体を見る力が重要です。そのため、ITリテラシーに不安がある状況でも、基本的な考え方を理解・実践することで、成果を上げることができるでしょう。

プロジェクトマネジメントの5つの基本プロセスを紹介

プロジェクトマネジメントには、5つの基本プロセスがあります。それぞれのプロセスにとって重要なことを把握することで、プロジェクトの成功確率が高まると考えられます。

プロセス	内容
1. 立ち上げ	プロジェクトの目的や範囲を定義し、関係者の合意を得る
2. 計画	詳細なスケジュール、予算、リソース配分などを決定する
3. 実行	計画に基づいてプロジェクトを進める
4. 監視・コントロール	進捗を確認し、必要に応じて軌道修正を行う
5. 終結	プロジェクトを評価し、得られた知見を整理する

これらのプロセスをただ順番に進めていくだけではなく、必要に応じて前のプロセスに戻ることも大切です。たとえば、実行段階で問題が発生した場合、計画を見直さなければならないことがあるかもしれません。このような柔軟な対応もプロジェクトの成功には必要なのです。

5つの重要な管理要素

プロジェクトマネジメントにおいて、特に重要な5つの管理要素があります。これらをバランスよく管理していきましょう。

スコープ管理：プロジェクトの範囲を明確にし、不必要な作業を避ける
リソース管理：人材、資金、時間などの資源を効率的に配分する
品質管理：成果物の品質を確保し、顧客満足度を高める
コスト管理：予算内でプロジェクトを完了させる
リスク管理：潜在的な問題を予測し、対策を講じる

上記の要素を全て最高レベルで執行することは難しいです。たとえば、品質を高めようとすると、コストが増加する可能性があるなど所謂「彼方立てれば此方が立たぬ」ような状況に陥ることが多いです。このような状況において、プロジェクトマネージャーはこれらのバランスを取りながら、最適な判断を下す必要があります。

プロジェクトマネジメントの手法

プロジェクトマネジメントには、様々な手法やツールがあります。状況に応じて適切な手法を選び、効果的なツールを使用しましょう。

ウォーターフォールとアジャイル

代表的な手法の例にはウォーターフォールとアジャイルがあります。これらは主にシステム開発で用いられますが、他の分野のプロジェクトにも応用できます。

ウォーターフォールは、計画→設計→実装→テスト→運用の順に進む直線的な手法で、要件が明確で変更が少ないプロジェクトに適しています。一方、アジャイルは短い期間で計画→実行→評価のサイクルを繰り返す反復的な手法で、要件が不明確または頻繁に変更されるプロジェクトに向いています。

手法	特徴	適したプロジェクト
ウォーターフォール	段階的に進行、計画重視	要件が明確、変更が少ない
アジャイル	柔軟な対応、頻繁な見直し	要件が不明確、変更が多い

スクラム

スクラムとは、アジャイル開発の中でも特に人気のある手法です。ラグビーのスクラムから名付けられたこの手法は、チームが一丸となって目標に向かって進むことを示唆します。

スクラムの基本的な流れは以下のとおりです。

プロダクトバックログ：実現したい機能や改善点のリストを作成
スプリント計画：2〜4週間の短期間（スプリント）で実現する目標を設定
デイリースクラム：毎日15分程度のミーティングで進捗を確認
スプリントレビュー：スプリント終了時に成果を確認
スプリントレトロスペクティブ：改善点を議論

スクラムの利点は、短期間で成果を出し、頻繁にフィードバックを得られる点です。これにより、プロジェクトの方向性を柔軟に調整することができるでしょう。

WBS（Work Breakdown Structure）で作業を細分化

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトの作業を階層的に細分化する手法です。大きな目標を小さなタスクに分解することで、作業の全体像を把握しやすくなるでしょう。

WBSの作成手順は、以下の通りです。

プロジェクトの最終目標を設定
目標達成に必要な主要な作業を洗い出す
各作業をさらに細かいタスクに分解
分解したタスクに担当者と期限を割り当てる

WBSを活用することで、作業の漏れや重複を防ぎ、進捗管理が容易になります。視覚的に作業を整理できるため、プロジェクトの全体像を理解しやすくなるところが効果的だと考えられます。

ガントチャートで進捗を可視化

ガントチャートは、プロジェクトの進捗状況を視覚的に表現するツールです。横軸に時間、縦軸にタスクを配置し、各タスクの開始から終了までを棒グラフで表します。

ガントチャートの主な利点：

プロジェクト全体の進捗が一目でわかる
タスク間の依存関係が明確になる
リソースの配分状況が把握しやすい
遅延や問題のある部分を早期に発見できる

Excel等の表計算ソフトでも簡単に作成できるため、誰が使用しても活用しやすいツールです。定期的にガントチャートを更新し、チーム内で共有することで、プロジェクトの進捗状況を全員が把握できます。これにより、問題の早期発見と対応が可能になり、プロジェクトの成功確率も高まるでしょう。

PMBOK（ピンボック）

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）は、プロジェクトマネジメントの世界標準として広く認知されているフレームワークです。アメリカのPMI（Project Management Institute）が発行しており、プロジェクトマネジメントの基本的な知識とベストプラクティスをまとめたガイドブックです。

PMBOKの特徴：

10の知識エリアと5つのプロセス群で構成
業界や分野を問わず適用可能
定期的に更新され、最新の知見が反映される

PMBOKは詳細かつ専門的な内容を含むため、初心者には難しく感じる場合があります。しかし、その基本的な考え方を理解することで、プロジェクトマネジメントの全体像を把握できます。必要に応じて専門家のアドバイスを受けながら、自社のプロジェクトに適用していくことをおすすめします。

必須スキルの磨き方

プロジェクトを成功に導くために、プロジェクトマネージャーに求められる重要なスキルについて解説します。

コミュニケーション力が全ての基本

プロジェクトマネジメントにおいて、コミュニケーション力は最も重要なスキルの1つです。チーム内での円滑な情報共有は、プロジェクトの成否を左右します。

効果的なコミュニケーションのコツ：

定期的なミーティングの開催（週1回程度）
明確で簡潔な表現を心がける
相手の理解度に合わせた説明を行う
積極的に質問し、疑問点を解消する
非言語コミュニケーション（表情、姿勢など）にも注意を払う

会話をする際は、誰もが理解できるように専門用語を避け、わかりやすい言葉で説明することも意識しましょう。また、オンラインツールを活用し、情報を視覚化して共有することで、より内容の理解を深めることができます。

リーダーシップとマネジメント

当然ですが、チームを統率し、目標に向かって導くリーダーシップも求められます。効果的なリーダーシップとマネジメントスキルは、チームの生産性と士気を高めます。

リーダーシップとマネジメントのポイントは以下の通りです。

明確なビジョンと目標の設定
チームメンバーの強みを活かした役割分担
適切な権限委譲と責任の明確化
定期的なフィードバックとモチベーション向上
問題発生時の迅速な対応と決断

特にDX推進や新規デジタルプロジェクトでは、不確実性が高いため、柔軟な対応と決断力が重要です。チームメンバーの意見を尊重しつつ、最終的な判断を下す勇気を持つことが、プロジェクトマネージャーには求められます。

問題解決力の向上

プロジェクト進行中には、予期せぬ問題が発生することがあります。問題解決力は、プロジェクトマネージャーにとって不可欠なスキルです。

問題解決のステップ

問題の特定と原因分析
複数の解決策の検討
最適な解決策の選択と実行
結果の評価と改善

問題解決力を高めるためには、過去の事例を学び、様々な角度から状況を分析する習慣をつけることが効果的です。また、チーム全体で問題解決に取り組むことを習慣化しておくことで、より多くのアイデアが生まれ、創造的な解決策を見出すことができるでしょう。

柔軟性と適応力

DX時代において、柔軟性と適応力は非常に重要なスキルです。技術や市場環境が急速に変化する中、固定的な計画にこだわらず、状況に応じて柔軟に対応することが求められます。

柔軟性と適応力を高めるポイントは以下の通りです。

常に新しい情報を収集し、学び続ける姿勢を持つ
失敗を恐れず、小さな実験を繰り返す
多様な意見を受け入れ、固定観念にとらわれない
変更に対してポジティブな態度を維持する
定期的に計画を見直し、必要に応じて修正する

このような変化に柔軟に対応し、チームを引っ張っていくことが、プロジェクトマネージャーの重要な役割です。

先見性を養う

先見性は、プロジェクトの成功を左右する重要なスキルです。潜在的なリスクを事前に察知し、適切な対策を講じることで、プロジェクトを円滑に進行させることができます。

先見性を養うための方法は以下のものが挙げられます。

過去のプロジェクトの教訓を学ぶ
業界動向や技術トレンドを常に把握する
定期的にリスク分析を行う
チームメンバーや関係者から幅広く意見を集める
最悪のシナリオを想定し、対策を考える

特にDXプロジェクトでは、技術的な課題だけでなく、組織の文化や業務プロセスの変革に伴うリスクにも注意が必要です。先見性を持って潜在的な問題を予測し、事前に対策を講じることが大切です。

プロジェクトマネジメントを成功に導くポイント

プロジェクトマネジメントを成功させるには、以下のようなポイントを抑えることが大切です。

明確な目標設定と綿密な計画立案

プロジェクトの成功は、明確な目標設定と綿密な計画立案から始まります。具体的で測定可能な目標を設定することで、チーム全体の方向性が定まり、各メンバーの役割も明確になります。

目標設定の際は、SMART基準を用いると効果的です。たとえば、「3ヶ月以内に新規顧客を20%増加させる」といった具体的な目標を立てましょう。

項目	説明
Specific（具体的）	目標が具体的で明確であること
Measurable（測定可能）	進捗や達成度合いを測定できること
Achievable（達成可能）	現実的で達成可能な目標であること
Relevant（関連性がある）	目標が自分や組織にとって重要であること
Time-bound（期限がある）	目標に期限が設定されていること

計画立案では、WBS（Work Breakdown Structure）を活用し、大きな目標を小さなタスクに分解することが重要です。これにより、作業漏れを防ぎ、進捗管理もしやすくなります。また、リスク分析を行い、想定される問題とその対策を事前に検討しておくことで、プロジェクトを円滑に進めることができます。

プロジェクト管理ツールの活用

効率的なプロジェクト管理には、適切なツールの活用が欠かせません。どのメンバーでも簡単に使用できるよう、直感的に使えるツールを選ぶことをおすすめします。

おすすめのプロジェクト管理ツール：

ツール名	特徴	主な用途
Trello	カード形式のタスク管理	小規模プロジェクト、個人タスク管理
Asana	直感的なUI、豊富な機能	中規模プロジェクト、チーム協働
Microsoft Project	高度な機能、大規模プロジェクト向け	複雑なプロジェクト、詳細なスケジュール管理